Ab 25.5.2018 gelten neue Bestimmungen im Datenschutzrecht. Die Bundesarchitektenkammer hat mit den Länderarchitektenkammern ein Merkblatt und verschiedene Mustertexte erstellt. Die Muster können nicht pauschal und ungeprüft übernommen werden, stellen aber eine Grundlage für jedes Architekturbüro zur weiteren individuellen Bearbeitung dar. Neben dem Merkblatt finden sich unter www.architektendatenschutz.de  und www.DABonline.de/tag/datenschutz  weitere umfangreiche Informationen zum neuen Datenschutzrecht.

Im Mai 2016 ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) in Kraft getreten. Sie wird ab dem 25. Mai 2018 in allen EU-Mitgliedstaaten, also auch in Deutschland, unmittelbar gelten. Zeitgleich tritt die durch den deutschen Gesetzgeber geschaffene neue Fassung des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) in Kraft. Es wird die Datenschutz-Grundverordnung umsetzen bzw. ergänzen und mit ihr gemeinsam das derzeit noch geltende Bundesdatenschutzgesetz ersetzen. Dabei betreffen die Regelungen der DS-GVO grundsätzlich auch, wie es in der DS-GVO heißt, die „Kleinstunternehmen sowie kleine und mittlere Unternehmen“.

Das bedeutet:
Auch Architekten, die in ihren Büros Daten über natürliche Personen, wie z. B. ihre Bauherren, verarbeiten (z. B. durch das Erfassen, Organisieren, Speichern, Verwenden oder Löschen von Daten), sind nun gehalten, sich mit den Änderungen, die die DS-GVO mit sich bringt, auseinanderzusetzen und bis Mai 2018 eventuell erforderliche Maßnahmen in ihren Büros zu treffen.

10 Hinweise zum Umgang mit der Datenschutzgrundverordnung DSGVO (mit Mustern)

HINWEIS 1: Die DSGVO regelt nur die Verarbeitung personenbezogener Daten. Dabei handelt es sich um alle Informationen, mit denen ein Mensch identifiziert werden kann, z. B. Name, Adresse, Sozialversicherungsnummer, E-Mail-Adresse, IP-Adresse. Unternehmensdaten oder reine Projektdaten sind keine personenbezogenen Daten und fallen deshalb nicht in den Anwendungsbereich der DSGVO.

HINWEIS 2: Zur Erfüllung eines Architektenvertrages ist eine Datenverarbeitung ohne Einwilligung weiterhin zulässig. Auch im vorvertraglichen Bereich ist keine Einwilligung notwendig (z.B. Verarbeitung der E-Mail-Adresse des Bauherrn, um ihm einen Kostenvorschlag zu zusenden).

HINWEIS 3: Werden Daten eines Bauherrn verarbeitet, so ist dieser darüber zu informieren, welche Daten erhoben und zu welchem Zweck sie genutzt werden. Ein MUSTER 1 über die Information liegt anbei; das Muster betrifft den Fall, dass Daten direkt vom Architekten erhoben und verarbeitet werden.

HINWEIS 4: Ein Datenschutzbeauftragter wird in einem Architekturbüro grundsätzlich erst dann notwendig, wenn es mindestens 10 Personen angestellt hat, die sich ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigen. Dies sind in der Regel nur die Mitarbeiter, die ständig in der Personalverwaltung, Kundenbetreuung u.a. zu tun haben. Dies sind in der Regel nicht angestellte Architekten.

HINWEIS 5: Architekturbüros müssen sämtliche Verarbeitungsprozesse in einem „Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten“ dokumentieren. Ein MUSTER 2 für ein Verarbeitungsverzeichnis ist beigefügt.

HINWEIS 6: Personen, deren Daten verarbeitet werden, haben ein Auskunftsrecht. Mit diesem Auskunftsrecht können sie erfahren, ob über sie personenbezogene Daten gespeichert oder verarbeitet werden. Sofern solche Daten vom Architekturbüro gespeichert werden, muss das Büro Auskunft über die Daten und die Herkunft. Ein MUSTER 3 zur Beantwortung einer Auskunftsanfrage liegt anbei.

HINWEIS 7: Da Architekten personenbezogene Daten von Bauherrn in der Regel speichern, besteht die Pflicht, diese Daten mit technischen und organisatorischen Maßnahmen zu schützen. Es gilt dabei der Grundsatz, je mehr und je sensibler die Daten sind, die verarbeitet werden, desto mehr Schutz ist notwendig. Ein MUSTER 4 stellt einen Maßnahmenkatalog vor.

HINWEIS 8: Bauherrn und anderen Personen, deren Daten Architekten speichern, stehen besondere Lösch- und Sperrrechte zu. Wenn eine Verarbeitung unrechtmäßig oder nicht mehr notwendig ist oder wenn Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt wurde, besteht eine Handlungspflicht. Wichtig ist, dass vorzeitig (ggf. mit dem IT-Anbieter) untersucht und geprüft wird, wie Daten vollständig und dauerhaft gesperrt und gelöscht werden können.

HINWEIS 9: Architekten besitzen in der Regel Homepages auf denen Bauherrn mit ihnen über einen Formular in Kontakt treten können. Neben Impressumspflichten bestehen auch spezielle Informationspflichten, über die der Architekt den Internetbenutzer aufzuklären hat. Wir verweisen als Beispiel auf unser MUSTER 5.

HINWEIS 10: Architekten übersenden oftmals Daten an Drittunternehmen, die für sie diese Daten kopieren oder bearbeiten (Copyshop), speichern (Server-Unternehmen) oder in anderer Hinsicht nutzen. Alle Drittunternehmen, die personenbezogene Daten von einem Architekturbüro zur weiteren Verwendung erhalten, haben mit dem Architekturbüro einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung abzuschließen. Der Vertrag dient zur Sicherheit des Architekten. Sofern die Drittanbieter nicht von selbst an das Architekturbüro herantreten, um einen solchen Vertrag abzuschließen, sollte der Architekt das Drittunternehmen ansprechen. Weitere Informationen zum Auftragsverarbeitungsvertrag und Musterformulierungen stellen einige Landesdatenschutzstellen auf ihren Websites, z.B. unter https://www.lda.bayern.de/media/muster_adv.pdf bereit.

https://www.akbw.de/fileadmin/download/Freie_Dokumente/Recht/Datenschutz/10_HINWEISE.pdf